13.03.2019

Анастасия Жигулева об особенностях сдачи отчетности по заработной плате

Ведущий эксперт по расчету зарплаты CAF Group Анастасия Жигулева дала комментарий изданию Учет. Налоги. Право. по особенностям сдачи формы СЗВ.

СПРАШИВАЮТ СЕЙЧАС

В СЗВ-М отразили старую фамилию по СНИЛС. Оштрафуют ли компанию?

В чем проблема: бухгалтер узнала, что работница вышла замуж и получила паспорт с новой фамилией. Сотрудница в отпуске, компания не успевает переоформить СНИЛС. Оштрафуют, если сдать СЗВ-М с прежней фамилией, а расчет по взносам – по паспорту?

Чиновники

Компания обязана отразить в расчете по страховым взносам сведения по паспорту работника. За актуальные данные налоговики не штрафуют. Отчетность по взносам точно надо заполнить по паспорту. В разделе 3 расчета записывают сведения по документу, который удостоверяет личность сотрудника (Порядок, утв. приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@). При этом актуальными считают сведения из документа, который действует на дату представления отчетности. Это касается и случаев, когда компания уточняет расчет.

Отдельного порядка, как заполнять СЗВ-М, не утвердили. Стоит уточнить в ПФР, какие сведения в данном случае специалисты фонда ждут от компании – актуаль-ные по паспорту или прежние по СНИЛС.

Владислав Лабутов, Замначальника отдела управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

После того как работница получила новый паспорт, она обязана заменить СНИЛС. Сотрудница может представить заявление об обмене свидетельства лично или через страхователя (п. 15, 16 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н).

Уточните у работницы, обращалась ли она в ПФР, чтобы получить документ с актуальными Ф. И. О. Если у нее на руках СНИЛС с новой фамилией, отразите эти сведения в СЗВ-М. Иначе необходимо использовать прежнюю фамилию для отчетности в фонд. Если выполнить эти условия, то компанию не оштрафуют.

Ольга Прыгова Заместитель управляющего Отделения ПФР по Москве и Московской области

Отчеты в ПФР надо формировать с теми сведениями из СНИЛС, которыми компания располагает на момент сдачи СЗВ-М. Несмотря на то что сотрудница получила новый паспорт, отправьте старые сведения. Ведь она еще не поменяла анкетные данные в ПФР.

Фонд получит СЗВ-М с фамилией, под которой сотрудница работала в течение отчетного периода, и сможет правильно отразить информацию. На лицевом счете застрахованного в ПФР навсегда сохраняются прежние Ф. И. О. наравне с новыми. Поэтому фонд сможет корректно записать сведения из расчета по взносам с новой фамилией, когда получит их из ФНС. При этом налоговики напоминают, что надо сообщить о смене Ф. И. О. в ПФР до того, как компания сдаст расчет (письмо ФНС от 06.12.2018 № БС-4-11/23682@).

Наталья Бакулина, Главный специалист-эксперт персонифицированного учета УПФР в Карасукском районе Новосибирской области

Независимые эксперты

Страхователь обязан пред ставить в ПФР новые персональные данные сотрудника, если они поменялись (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть отражать в СЗВ-М необходимо актуальные сведения о сотруднике. Застрахованный при смене фамилии обменивает СНИЛС (п. 15 Инструкции, утв. Приказом № 766н).

Как только фамилия в паспорте изменилась, компании необходимо представить в ПФР информацию для обмена свидетельства по заявлению работницы. В отчетности для фонда нужно отразить новые сведения только после того, как СНИЛС заменили. Поэтому, если ПФР еще не выдал на сотрудницу новое свидетельство о пенсионном страховании, за прежнюю фамилию в СЗВ-М штрафа не будет.

Ольга Пономарева, Управляющий партнер юридического бюро «Пронина, Пономарева и партнеры»

В СЗВ-М отразите фамилию сотрудницы из СНИЛС, который она предъявляла компании. Если у нее еще нет нового свидетельства, используйте прежние данные. Работница может самостоятельно отправить в ПФР заявление на замену свидетельства.

В таком случае фонд будет знать о ее новой фамилии, когда компания сдаст СЗВ-М с прежними данными. В ответ страхователю придет протокол об ошибке. В пятидневный срок бухгалтеру надо уточнить отчет и отразить в нем новые Ф. И. О., тогда штраф компании не начислят.

В расчете по страховым взносам за I квартал 2019 года отразите данные по паспорту сотрудницы. При этом номера СНИЛС и ИНН из-за новой фамилии не изменятся. По ним фонд сможет определить застрахованного, когда получит от налоговиков сведения из раздела 3 расчета.

Эмма Форштретер, Главный эксперт ООО Аудиторская фирма «Экспертный центр „Партнеры“

Надо сдавать СЗВ-М со старой фамилией по СНИЛС до тех пор, пока его не переоформят. Иначе придется сдавать уточняющие отчеты за каждый прошедший период и отражать в них старые сведения. А еще есть риск, что компанию оштрафуют за ошибки.

Заменить свидетельство можно даже без участия сотрудника. Если он на больничном или в командировке на срок более месяца, то компания сделает отметку об этом на заявлении о замене, которое заполнит и заверит сама (п. 19 Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п).

Анастасия Жигулева Ведущий эксперт по расчету зарплаты CAF Group

Наше мнение

Форму СЗВ-М страхователи заполняют на основе СНИЛС работника. По данным из свидетельства фонд сверяет сведения о сотрудниках в отчетности со своей информационной базой. Если ПФР получит персональные данные, которых у него нет, то решит, что ему представили неверную информацию. Он оштрафует компанию, если получит от нее СЗВ-М с новыми Ф. И. О. по паспорту, а не по СНИЛС.

Данные для персонифицированного учета ПФР получает от компаний не только напрямую. Из раздела 3 расчета по взносам сведения фонду передает ФНС. Она принимает отчет с данными по паспорту. Если у ПФР еще нет новых Ф. И. О. сотрудника, то на приемке сведений от инспекции могут возникать ошибки. Поэтому стоит обновить СНИЛС, прежде чем сдавать расчет налоговикам.